GTD – indledning

Dette er starten på en lille serie, der viser hvordan og med hvad jeg arbejder.

Get things done  arbejder du seriøst med din iPad, så kan denne sætning være en rettesnor for dig.

Hvis du googler “GTD” så får du mange hits og måske rammer du ind i faderen til dette slogan,  David Allen (gettingthingsdone.com).

En 15 min (hamberg.no/gtd/#the-in-list) guide skrevet af  Erland Hamberg (erlend@hamberg.no.) giver et fint og hurtigt indblik hvad GTD er. Du får også et overblik, der gør det muligt for dig at vurdere om dette er noget for dig. 

Er du filosofisk anlagt, så kan du finde megen litteratur om emnet.

Sådan ser et forsimplet GTD forløb ud:

 

Skitse af filosofien bag GTD

 

Alle opgaver, ideer, tanker m.m. sættes på en liste (inbox). Derefter  flyttes de videre til færdig, næste skridt, projekt, uddelegeres eller “overvindre”

En gang om ugen gennemgås listen og alt hvad der kan laves på mindre en 2 min udføres, resten overflyttes til en ny liste (næste skridt). Er opgaven ikke udførbar (det regner lidt for meget) så slettes den eller sættes på særlig liste.

Næste skridt vurderer om opgaven skal flyttes til projekter eller uddelegeres.

Næste skridt kan også være at sætte opgaven på en påmindelse eller en deadline i kalenderen.

Man skal konsekvent nedskrive opgaverne på lister, gennemgå dem ugentligt og flytte dem rundt på nye lister for helt at følge denne filosofi.

GTD filosofien har altid facineret mig, hvorfor jeg ikke har brugt den 100% er nok mere et spørgsmål om mig frem for filosofien.

Du får her og i de kommende episoder min version af at – få det nu gjort.

Apps som Word, Pages, Notes m.fl. kan umiddelbart bruges, men der findes smartere apps til sådanne opgaver.

Jeg bruger selv 4 apps, Drafts som opsnapper af ideer og Agenda som min tekstbehandler, og så naturligvis en Kalender  og Reminders (som hedder påmindelser på dansk;-).

Det vigtige er at de hænger sammen både på en iPhone, iPad og en Mac computer. og at synkroniseringen sker automatisk via iCloud eller en af de andre skyer.

Agenda

Bruges til beskrivelse af mine episoder, der kan indsættes de nødvendige billeder, links,tags m.m. samt ethvert dokument lænkes til tidslinien (kalenderen).  Det er muligt – mens man skriver – at sætte en reminder eller en deadline i kalenderen.

Jeg har lavet et “projekt” som jeg kalder INBOX, dette er stedet som jeg bruger fra Drafts (se nedenfor) til automatisk at sende tanker og inspiration.

Drafts 5

Bruges til at opsamle ideer og til hurtigt skrive tanker til nye episoder – mobilt, da både iPhone og iPad har samme app. Draft kan sende disse tanker og udkast direkte ind i Agenda.

Drafts kan næsten alt, jeg ville helt klare bruge den som min tekstbehandler, hvis den have kalenderen integreret.

Drafts findes i en pro version, hvor man har mulighed for at sætte automationssekevneser op. Det er noget jeg kikker  mere og mere efter, da det giver mulighed for sammenkædning af forskellige apps.

Desværre er Apples tilgang til denne automation begrænset, det kræves nemlig at app’en har åbnet for tilgang fra andre apps.  Grunden hertil er måske at Apple ikke er interesseret i at der bygges apps, der bruger Apples grundlæggende apps (som f.eks. Pages) til noget der ligner selvstændige nye apps.

Google Kalender (Google)

Bruger jeg til alt og den kan tilpasses eller integreres i Apples kalender og i Agenda.

Påmindelser (reminders)  (Apple)

er en standard app på iPad, iPhone og Mac

Jeg er en stor fan af få men gode apps, det betyder at nogle må købes, og der rigtigt gode kan kun fås i abonnement. For at få koblingen mellem kalender og Agenda måtte jeg købe pro versionen. Drafts kan det jeg viser som standard, men da jeg er meget interesseret i at udnytte de nye automation muligheder, så er det kun et spørgsmål om tid før jeg også køber pro versionen af denne.

Så er banen kridtet op og vi skal nu i de kommende episoder se de forskellige app i aktion. Normalt ville jeg lave en videosekvens, men til dette har jeg valgt også at vise de relevante skærmbilleder, som kan downloades.

Tal med din iPad (1)

Din iPad forstår glimrende dansk, så hvorfor ikke tale til den.

Denne episode er den første af en række, der skal vise dig hvad du kan praktisk talt uden at bruge fingerene.

Hvad er klokken?

Hvor er jeg?

Sæt en påmindelse (reminder) op til et møde, få et overblik over dine påmindelser eller slet en påmindelse klares uden et eneste tap på skærmen.

Se det hele her:

Mind Map

Har du behov for at lave et mind map, dvs. nogle punkter forbundet med linier?

Så er det mulig at lave med Coggle’s app eller direkte i en browser på Coggles hjemmeside.

Her kan du se hvordan man griber det an på en iPad. Det er gratis – i den simple version – men med den kan du komme langt og det viser jeg her.

Det du laver kan downloades som en pgn fil og jeg viser hvordan man kan indsætte billedet i en præsentation.

To-Do, huskelister mm. både til Android og iPad

Gem eller KEEP

Denne episode tager udspring i planlægning og huskelister, og et system der kaldes GTD*. (Klik på billedet for at se episoden)

Når jeg siger udspring, så er det fordi værktøjet eller app’en klarer flere af de opstillede punkter*, men ikke alle.

App’en hedder KEEP og er et gratis Google produkt, der kan køre på PC, Mac, iPad, iPhone samt naturligvis alle Android systemer.

Med KEEP kan du indsamle ideer og opgaver, du kan kategorisere dem, farvelægge dem og sætte en påmindelsesdato.

Se episoden, hvor jeg forsøger at komme rundt i de forskellge hjørner på både iPad og Android systemer.

Der er naturligvis en automatisk sammenkobling mellen påmindelsesdatoer og Google kalenderen.

Det hele er centreret omkring din gmail;-) konto.

Her følger en husmandsforklaring på GTD

Getting Things Done® (GTD®) er en dokumenteret vej for at få styr på din verden og bevare perspektivet i dit liv. Meget mere end et sæt tips til tidsstyring og organisation, er GTD et samlet arbejdslivsledelsessystem, der omdanner overvældende opgaver til et integreret system af stressfri produktivitet. David Allen, opfinder af GTD-metoden, anerkendes bredt som verdens førende ekspert på personlig og organisatorisk produktivitet.

GTD METODOLOGI
Hjerteslaget i GTD er fem enkle trin, der gælder fra kaos til orden og som giver dig plads og struktur til at være mere kreative, strategiske og fokuserede.

01 Capture – Indfang (indsaml det der har din interesse)
Brug en inbakke, notesblok, digital liste eller lydoptager til at fange alt, hvad der har din opmærksomhed. Lille, stor, personlig og professionel – alle dine to-do’s, projekter, ting at håndtere eller afslutte.

02 Clarify – Klarlæg (find ud af hvad det betyder)
Tag alt, hvad du fanger og spørg: Er det handlebart? Hvis nej, så drop det eller arkiver det som reference. I bekræftende fald, besluttes den bedste handling, der kræves. Hvis det tager mindre end to minutter, skal du gøre det nu. Hvis ikke, deleger det, hvis du kan; Eller sæt det på en to-do liste.

03 Organize – Organiser (gem det hvor det hører til)
Sæt påmindelser på de rigtige lister. For eksempel opret lister for de relevante kategorier- f.eks. opkald der skal foretages, ærinder at køre, e-mails, der skal sendes osv.

04 Reflect – Reflekter (gennemse/vurder ofte)
Se over dine lister så ofte som nødvendigt for at stole på dine valg om, hvad du skal gøre næste. Gør en ugentlig anmeldelse for at blive klar, få aktuel og få kreativitet.

05 Engage – Engager (Få det gjort)
Brug dit system til at træffe passende handlinger med tillid.